Convention de partenariat reconditionneurs

CONVENTION DE PARTENARIAT 

pour le reconditionnement d'équipements numériques

Table des matières 

1.  Le projet Collectif pour des Territoires Numériques Résilients et Solidaires

1.1. Raison d’être du Collectif

1.2. Parties prenantes du Collectif

1.3. Objet de la présente convention

2.  Dispositif des TNRS

2.1 Affectation  d’un don

2.2 Transport des matériels jusqu’aux locaux du Reconditionneur

2.2.1. Cas d’un transport des matériels assuré par le Reconditionneur

2.2.2. Cas d’un transport des matériels réalisé par le donateur

2.2.3. Cas d’un transport des matériels assuré par un tiers missionné par [Nom de la structure]

2.2.4. Emballage et protection des équipements pendant le transport

2.2.5. Cas d’un transport des matériels par [Nom de la structure] via un réseau de transport de colis

2.3 Traitement des matériels par le Reconditionneur

2.3.1. Analyse visuelle

2.3.2 Audit numérique et effacement des données

2.3.3. Liste des documents à fournir par le Reconditionneur à [Nom de la structure]

2.3.4 Traitement des matériels à réparer

2.3.5 Catégorisation des équipements

2.3.6  Nettoyage, installation des packs logiciels et test de bon fonctionnement

2.3.7 Cession de matériel au Reconditionneur

2.3.8 Traitement des D3E

2.3.9 Stockage des matériels reconditionnés destinés au CTNRS

2.4 Distribution des matériels

2.5 Garantie des matériels reconditionnés et Service Après-Vente

2.5.1. La non-conformité

2.5.2. Taux maximum de non-conformité accepté

2.5.3. Le SAV [Nom de la structure]

2.5.4. Périmètre de la garantie

2.5.5. Fonctionnement du SAV

3. Propriété

4. Rétribution des prestations

4.1 Modalités de rétribution

4.1.1 Rétribution au forfait

4.1.2 Rétribution sur devis

4.1.3 Rétribution par cession

4.2 Devis et facturation - Conditions de paiement

4.2.1 Acceptation d’un devis par [Nom de la structure]

4.2.2. Facturation

5. Autres engagements de [Nom de la structure]

6. Droit d’audit

7. Assurance

8. Communication sur la collaboration

9. Durée - Modification - Résiliation

11. Règlement des litiges

Annexe 1 - Process général de reconditionnement

Annexe 2 - Les bonnes pratiques d’envoi des matériels

Annexe 3 - Tarification forfaitaire

Annexe 4 - Critères d’acceptation des matériels

Annexe 5 - Configuration des équipements reconditionnés

Annexe 6 - Format du fichier d'audit numérique

Pour les PC :

Pour les smartphones et tablettes :

Annexe 7 - Catégorisation pour PC

Annexe 8 -  Chronogramme global

Annexe 9 - Définition des grades esthétiques

CONVENTION DE PARTENARIAT pour le reconditionnement d'équipements informatiques

Entre :

[Nom de la structure], [Type de la structure : association, entreprise], [Adresse de la structure] et représentée par [Nom du ou de la représentant-e], [Fonction du ou de la représentant-e]

Ci-après dénommé « [Nom de la structure] »                                                               

D’une Part,

et  :

Le reconditionneur,

Immatriculé au registre des sociétés sous le numéro XXX

Dont le siège social est situé : XXX

Représenté par XX, en qualité de XX,

Dûment habilité aux fins présentes

Ci-après dénommé « le Reconditionneur »

D’une autre Part.

Il est convenu ce qui suit.

1.  Le projet Collectif pour des Territoires Numériques Résilients et Solidaires

1.1. Raison d’être du Collectif 

1.2. Parties prenantes du Collectif 

Le CTNRS organise la collecte d’équipements dans des entreprises et collectivités donatrices, s’appuient sur l’expertise de ses membres reconditionneurs solidaires pour leur remise à neuf et les distribuent chez ses membres distributeurs solidaires.

La structure de reconditionnement qui adhère au projet CTNRS et donc à la présente convention est un reconditionneur solidaire qui accède : 

• A un gisement le plus qualitatif et récent possible en fonction des dons récupérés ;
• A la visibilité qu’apporte la participation à la mission TNRS. 

Par ailleurs , le reconditionneur solidaire accepte de : 

• Pratiquer des tarifs solidaires - il accepte, dans le cadre des filières TNRS, de réduire sa marge commerciale sur le service facturé ;
• Être une structure qui aide les personnes éloignées de l’emploi à se réinsérer par le travail (Entreprise ou Chantier d’Insertion, Entreprise Adaptée, Entreprise à But d’Emploi, etc) et les forme au réemploi et au reconditionnement d’équipements numériques. 

 1.3. Objet de la présente convention 

Le matériel ciblé par le CTNRS est principalement constitué de PC portables, Smartphones, Tablettes, mais peut également inclure des PC fixes (UC / écrans / claviers / souris), des téléphones mobiles (ex : à clapets).

La présente convention a pour objet d’encadrer la collaboration avec [Nom de la structure] et du Reconditionneur dans le cadre du projet CTNRS et plus précisément de définir les conditions de ce partenariat notamment sur les points suivants :

• Attribution et acceptation du matériel ;
• Transport des marchandises jusqu’au lieu de reconditionnement ;
• Réception, audit et traitement du matériel informatique réformé du donateur : soit par un reconditionnement, soit par un recyclage (dans le respect de la réglementation DEEE) ;
• Stockage du matériel en attendant les besoins des structures de distribution ;
• Livraison des équipements aux structures distributrices ;
• Les conditions de garantie et de service après-vente (SAV) ;
• Communication entre les 2 parties ;
• Échanges financiers entre les deux parties.

Cette convention acte la collaboration entre [Nom de la structure] et Le Reconditionneur pour une durée de 2 (deux) ans avec une reconduction tacite. 

2.  Dispositif du CTNRS

N.B. Un chronogramme reprenant les phases du dispositif est disponible en Annexe 9.

2.1 Affectation  d’un don

Lorsque les membres collecteurs reçoivent une proposition de don de matériels qui nécessite un reconditionnement, il propose à l’un des reconditionneurs membres la prise en charge du reconditionnement de ce don.

Le choix du reconditionneur partenaire, repose sur la prise en compte des critères suivants :

• Si une collecte est nécessaire, la proximité géographique entre le lieu de collecte et les ateliers de reconditionnement du reconditionneur membre ainsi que le coût de la collecte (transport et main d’oeuvre pour la manutention) ;
• La capacité de traitement du partenaire (temps nécessaire pour reconditionner les appareils) ;
• La charge de travail du partenaire au moment de la proposition ; 
• Capacité à mettre les équipements en sécurité avant effacement des données sur demande du donateur. 

Enfin, [Nom de la structure] apporte une attention particulière sur l’équité dans le choix du reconditionneur partenaire et prend en compte, quand la situation lui permet et selon les critères établis ci-dessus, une juste répartition entre les reconditionneurs partenaires.

[Nom de la structure] s’engage à fournir au reconditionneur les éléments qui lui ont été communiqués par le donateur et qui sont nécessaires à une acceptation ou à un refus éclairé (liste des matériels fournie par le donateur comprenant la quantité, le modèle, l’état fonctionnel ou non, à minima, nécessité et contraintes de la collecte, lieu de collecte). 

Si le don est accepté en concertation avec le Reconditionneur solidaire à qui il est proposé, le Reconditionneur concerné s’engage à envoyer à [Nom de la structure] une estimation du coût de collecte. [Nom de la structure] se réserve le droit de refuser le devis de collecte et d’organiser la collecte par un autre acteur si son coût est trop élevé ou si ses modalités ne conviennent pas au donateur, soit un transporteur missionné soit via un réseau de transport de colis (Colissimo par exemple) (voir rubrique 2.2.). Si aucune solution alternative de transport est trouvée, [Nom de la structure] se réserve le droit de proposer le don à un autre Reconditionneur solidaire. 

2.2 Transport des matériels jusqu’aux locaux du Reconditionneur 

2.2.1. Cas d’un transport des matériels assuré par le Reconditionneur

Dans le cas où le Reconditionneur organise le transport des matériels depuis leurs lieux de stockage jusqu'à ses ateliers de reconditionnement, ce transport peut être réalisé soit directement par le Reconditionneur, soit par une société de transport tierce choisie par lui. Les conditions d’assurance du transport sont alors définies par le Reconditionneur.

[Nom de la structure] indique au Reconditionneur :

• les adresses de collecte des matériels ;
• les personnes à contacter pour organiser l'enlèvement des matériels ;
• les contraintes techniques et les créneaux possibles de collecte. 

Dans l’éventualité d’une contrainte de collecte qui n’aurait pas été préalablement communiquée par le donateur et qui engendrerait un coût supplémentaire, le Reconditionneur communique à [Nom de la structure] pour prise en charge financière, le montant du surcoût de collecte, en précisant les motivations de ce surcoût telles que :

• un retrait dans un lieu non accessible en camion (type retrait à La Défense à Paris, zone de forte concentration de sièges de grandes entreprises) ;
• un retrait qui nécessiterait une palettisation par le reconditionneur ;
• matériels à récupérer éloignés du lieu d’embarquement.

Le Reconditionneur indiquera par mail à [Nom de la structure] la date de collecte prévue. Il s’engage également à assurer le matériel pendant son transport.

2.2.2. Cas d’un transport des matériels réalisé par le donateur 

Dans le cas où le donateur prend en charge le transport des matériels jusqu'aux ateliers de reconditionnement, ce transport peut être effectué soit directement par le donateur, soit par une société de transport tierce choisie par le donateur. Les conditions d’assurance du transport sont alors définies par le donateur.

Dans ce cas, le Reconditionneur indiquera au donateur l’adresse de livraison des matériels, les personnes à contacter pour organiser la réception des matériels ainsi que les contraintes techniques et les créneaux possibles de livraison. [Nom de la structure] s’assurera que le Reconditionneur soit informé du nom du transporteur et de la période où se fera la livraison. 

2.2.3. Cas d’un transport des matériels assuré par un tiers missionné par [Nom de la structure]

Dans le cas où le donateur n’assure pas la livraison du matériel donné et où le Reconditionneur ne peut assurer la collecte, [Nom de la structure] pourra missionner, avec l’accord du Reconditionneur, un tiers qui prendra en charge, directement ou via une structure choisie par ce tiers, le transport vers le lieu qui lui a été indiqué par le Reconditionneur.

Les conditions d’assurance du transport sont alors définies par le tiers missionné par [Nom de la structure].

2.2.4. Emballage et protection des équipements pendant le transport

[Nom de la structure] s’engage à transmettre au donateur une fiche lui indiquant les bonnes pratiques liées à l’emballage/la palettisation des équipements afin de les protéger.

2.2.5. Cas d’un transport des matériels par [Nom de la structure] via un réseau de transport de colis 

Dans le cas où les volumes et les poids cumulés des matériels donnés et acceptés permettent un envoi par un réseau de transport de colis en un nombre restreints de colis conformes aux normes du réseau de transport, si le donateur l’accepte, [Nom de la structure] fournit au donateur une image électronique d’un bordereau d’envoi pré-payé libellé avec l’adresse de livraison et la personne à contacter pour la réception.

2.3 Traitement des matériels par le Reconditionneur

Les étapes du reconditionnement sont représentées sur le schéma en annexe 1.

Les documents à produire par le reconditionneur sont listés dans le paragraphe 2.3.3. Liste des documents à fournir par le reconditionneur

2.3.1. Analyse visuelle 

Il s’agit d’un premier tri dont le but est de séparer les équipements réemployables dans le cadre des Territoires Numériques Résilients et Solidaires de ceux qui ne le sont pas en fonction des caractéristiques techniques connues à ce stade ou de leur état visuel (exemples : écran cassé, aspect extérieur détérioré…).

Les types d’équipements réemployables dans le cadre du CTNRS sont : les PC portables, les tablettes, les smartphones, les écrans, claviers et unités centrales de PC fixes. 

Les critères de tri visuel des autres types d’équipements (imprimantes, câbles, pieuvres, casques…) sont laissés à l’appréciation du Reconditionneur. 

Lors de cette phase le matériel reçoit un identifiant qui permet au reconditionneur de le désigner de manière unique, à défaut, l’identifiant unique sera le n° de série ou d’IMEI pour les smartphones.

Cette étape peut également donner lieu à la production d’un listing que le Reconditionneur transmet à [Nom de la structure] et qui précise par type de matériels, les quantités d’unités réemployables ainsi que les quantités d’unités à rebuter. 

2.3.2 Audit numérique et effacement des données

Les matériels considérés comme réutilisables dans le cadre des TNRS après l’analyse visuelle sont placés sur un banc et audités numériquement par le Reconditionneur. L’audit permet de collecter les caractéristiques techniques et de vérifier que les principales fonctions de l’équipement sont opérationnelles. Le Reconditionneur est libre d’utiliser le logiciel de son choix, à condition qu’ils transmettent à [Nom de la structure] les informations techniques détaillées en annexe (annexe 6).

Tout matériel pouvant contenir des données subit ensuite un effacement complet des données qu’il contient : cet effacement est réalisé grâce à un logiciel agréé et qui produit un certificat simple d’effacement des données. Dans tous les cas, l’utilisation d’un logiciel doit faire l’objet d’une validation préalable avec [Nom de la structure].

En cas d’échec de l’effacement des données pour cause de matériel non fonctionnel, le composant où sont stockées les données est détruit physiquement, le Reconditionneur produit alors une attestation de destruction du composant détruit et la transmet à [Nom de la structure] qui la transmettra au donateur.

Remarque sur les écrans:

Les écrans dont la réutilisation est jugée pertinente par [Nom de la structure] font à minima l’objet d’un test de démarrage et d’affichage de la mire de réglage puis d’arrêt.

2.3.3. Liste des documents à fournir par le Reconditionneur à [Nom de la structure]

[Nom de la structure] se charge de transmettre au donateur les documents dont il a besoin.

2.3.4 Traitement des matériels à réparer 

Lors de l’inventaire fait à la réception ou lors de l'audit numérique, les matériels qui nécessitent une réparation ou un remplacement de composant sont détectés.

La liste des équipements concernés est transmise à [Nom de la structure]

En retour, [Nom de la structure] indique parmi ces matériels ceux qui doivent être réparés.

Une fois réparés, les équipements sont à nouveau placés sur le banc d'effacement des données si l’effacement n’avait pas pu être effectué précédemment. Le rapport d’audit complémentaire ainsi que les certificats d’effacement de ces équipements sont transmis par le Reconditionneur.

Dans certains cas, il peut être plus pratique pour le Reconditionneur de lancer les réparations des équipements directement après leur audit et effacement. Dans ces cas uniquement et sous réserve de validation par [Nom de la structure], il est possible pour le Reconditionneur d’envoyer le devis de réparation a posteriori. [Nom de la structure] se réserve le droit de refuser de payer certaines réparations si elles déséquilibrent le budget prévu pour le reconditionnement du lot. Dans ce cas, les équipements concernés sont cédés au Reconditionneur solidaire et deviennent sa propriété. Cette cession devra être actée par mail (voir article 3 sur la propriété des équipements). 

Notes :

Le critère d’évaluation de l’état de la batterie d’un équipement peut être de deux types selon le processus utilisé pour la tester : 

• Soit c’est le pourcentage de capacité résiduelle qui est évalué. Dans ce cas, une batterie de PC portable est réputée HS si sa capacité de charge est inférieure à 50%.
• Soit c’est la durée résiduelle qui est considérée. Dans ce cas, une batterie de PC portable est réputée HS si elle ne peut pas tenir au moins une heure. 

2.3.5 Catégorisation des équipements

2.3.5.1 PC portables

A l’issue du processus de reconditionnement, tout équipement retenu pour le CTNRS se voit attribuer une catégorie.

Celle-ci se calcule en fonction des caractéristiques suivantes (détail en Annexe 7) :

• Modèle du processeur ;
• Taille de la RAM ;
• Taille de l’espace de stockage ;
• Type d’espace de stockage.

Les catégories résultantes sont :

• Premium ;
• Catégorie A ;
• Catégorie B ;
• Catégorie C ;
• Hors Catégorie.

Le matériel classé hors catégorie ne pouvant être vendu dans le cadre des TNRS est systématiquement proposé au reconditionneur pour cession.

2.3.5.2. Tablettes et smartphones 

Une catégorisation est à venir pour les tablettes et les smartphones. 

2.3.6  Nettoyage, installation des packs logiciels et test de bon fonctionnement

Lors de l’étape de reconditionnement, le Reconditionneur procède à un nettoyage physique des matériels afin d’éliminer toute trace de salissure. 

Selon le type de matériel, le Reconditionneur installe les logiciels décrits dans la présente convention en Annexe 5, dans la dernière version disponible de moins de 3 (trois) mois, sauf si [Nom de la structure] a communiqué formellement au Reconditionnement des spécifications différentes.

Une fois les logiciels installés, le Reconditionneur procédera à des tests de bon fonctionnement des matériels reconditionnés.

2.3.7 Cession de matériel au Reconditionneur 

A tout moment du cycle de reconditionnement, et avec l’accord du donateur, [Nom de la structure] peut céder via un simple mail au Reconditionneur la propriété des matériels qui ne répondent pas aux besoins ou aux critères des TNRS. Le Reconditionneur hérite des responsabilités afférentes aux matériels cédés. La valeur du matériel cédé pourra être estimée conjointement entre le Reconditionneur et [Nom de la structure] et comptabilisée dans un tableau de suivi des avoirs. Cette enveloppe sera utilisée pour augmenter le taux de réemploi des équipements collectés. 

Par ailleurs, les équipements vendus dans le cadre de CTNRS (smartphones, PC portables et tablettes) doivent faire l’objet d’une vente à prix solidaire s’ils sont cédés au cours du reconditionnement. 

Voir également le paragraphe 3 Propriété

2.3.8 Traitement des D3E 

Les équipements ne correspondant pas aux besoins de CTNRS ni aux spécifications minimales de réutilisation du Reconditionneur sont démantelés dans le respect des normes en vigueur : 

• Extraction des composants dangereux (piles, batteries, condensateurs) ;
• Extraction des composants valorisables (métaux ferreux et non ferreux) ;
• Démantèlement des écrans ;
• Traitement des câbles. 

Le Reconditionneur satisfait à la stricte exécution des prescriptions du décret n°2005-635 du 30 mai 2005 relatif au contrôle des circuits de traitement de ces déchets. Il est libre de confier les traitements D3E à un partenaire de son choix à condition qu’il satisfasse également à la stricte exécution des prescriptions du décret n°2005-635 du 30 mai 2005.

Les fractions obtenues après démantèlement sont envoyées vers des filières de recyclage spécialisées. Par ailleurs, le Reconditionneur peut alimenter ses stocks de pièces de rechange destinés à la réparation avec des composants réutilisables résultant du démantèlement. 

Dans un délai de 3 mois à réception du don, le Reconditionneur devra envoyer un Bordereau de Suivi des Déchets (BSD - cerfa n°12571) à [Nom de la structure] qui le transmettra au donateur. Le BSD peut concerner plusieurs lots si c’est nécessaire. Si c’est le cas, le Reconditionneur devra en informer [Nom de la structure].  

2.3.9 Stockage des matériels reconditionnés destinés au CTNRS

Le matériel disponible chez le Reconditionneur depuis plus de 4 mois à partir de la fin du reconditionnement sans envoi de commande de la part d’[Nom de la structure], sort du programme CTNRS et devient la propriété du reconditionneur après établissement d’un mail de cession de matériel. Le reconditionneur devra alerter [Nom de la structure] au moins une fois et au moins un mois avant l’échéance des 4 mois.

Si [Nom de la structure] souhaite conserver ce matériel au-delà des 4 mois, le Reconditionneur sera alors en droit de présenter une facture de stockage.

Pendant toute la durée du stockage, le Reconditionneur est seul responsable des équipements. En cas de perte ou de vol, [Nom de la structure] ne pourra être tenu responsable et les équipements devront être rendus ou remboursés. 

2.4 Distribution des matériels

[Nom de la structure] recense et centralise les besoins en équipement des structures distributrices du CTNRS.

Ces informations lui permettent de faire parvenir des commandes au Reconditionneur en lui fournissant la liste des équipements à envoyer ainsi que l’adresse et le contact sur place. 

La liste des équipements à livrer est constituée d’un type de matériel, d’une catégorie et d’une quantité.

Le Reconditionneur répond dans un délai maximum de 7 jours en indiquant :

• le moyen de transport choisi (transport par le Reconditionneur lui-même ou envoi par colissimo) ;
• la date de livraison prévue de la structure distributrice ;
• le coût du transport si l’utilisation d’un colissimo prépayé n’est pas judicieux ;
• le coût de l’assurance si le colissimo est judicieux.

Une fois la livraison effectuée, le Reconditionneur transmet à [Nom de la structure] :

• la liste des équipements livrés en les désignant par l’identifiant interne au reconditionneur et par le numéro de série
• la facture de la livraison afin de permettre le paiement de la prestation réalisée.

2.5 Garantie des matériels reconditionnés et Service Après-Vente

2.5.1. La non-conformité

Dans certaines structures, les équipements peuvent faire l’objet d’un contrôle qualité.

En cas de défauts constatés, il est considéré qu’un service après-vente sur la prestation de reconditionnement est dû par le reconditionneur à [Nom de la structure]. 

Dans ce cas, le(s) équipement(s) défectueux est/sont envoyé(s) par [Nom de la structure] au Reconditionneur qui accepte de les réparer et de les reconditionner à ses frais. 

2.5.2. Taux maximum de non-conformité accepté

Le projet CTNRS tolère un taux de non-conformité de 5% maximum par reconditionneur et par lot reconditionné. Si ce taux venait à être supérieur, [Nom de la structure] se réserve le droit de mettre fin à la présente convention.

2.5.3. Le SAV [Nom de la structure]

La garantie [Nom de la structure] s’applique auprès de toute structure distributrice. [Nom de la structure] garantit les équipements pendant 24 mois. A ce titre, [Nom de la structure] fait appel au reconditionneur ayant reconditionné les équipements initialement, et la réparation fait l’objet d’un devis spécifique suivi d’une facture que s’engage à régler [Nom de la structure]. 

2.5.4. Périmètre de la garantie

Le Reconditionneur s’engage à fournir un service de garantie pour les types de matériels listés ci-dessous qui lui sont commandés par [Nom de la structure] dans le cadre de CTNRS :

• Ordinateur Personnel Portables (ou  PC Portables) ;
• Unité centrale d’ordinateur personnel de bureau (ou UC fixes) ;
• Tablettes ;
• Téléphones mobiles ;
• Smartphones.

Cette garantie ne couvre que le matériel (hardware) et son chargeur dans son utilisation normale et exclut les logiciels (software) ainsi que les périphériques externes et la batterie. 

Cette garantie est d’une durée de 24 mois à compter de la date de réception des unités dans la structure distributrice. A partir de 12 mois de garantie, le bénéficiaire de l’équipement devra apporter la preuve de l’antériorité à la vente du défaut pour que celui-ci soit pris en compte. 

Lorsqu’un équipement subit une réparation suite à l’activation de la garantie par un-e bénéficiaire, une extension de garantie de 6 mois sans preuve (nouvelle ou pas) de l’antériorité du défaut est appliquée. 

Lorsqu’un équipement est remplacé suite à l’activation de la garantie par un.e bénéficiaire, une nouvelle garantie est déclenchée à partir de la distribution du nouvel équipement. 

Ces durées légales pourront évoluer en application de la loi. 

2.5.5. Fonctionnement du SAV

Le Reconditionneur communiquera aux structures distributrices ainsi qu’à [Nom de la structure] la procédure de fonctionnement de son SAV en précisant :

• La procédure à suivre pour déclarer un SAV ;
• Les informations à fournir sur l’équipement et son défaut ;
• Les plages horaires d’ouverture. 

Si l’incident ouvert auprès du SAV ne peut être résolu sans un renvoi du matériel, deux cas se présentent : soit le bénéficiaire peut attendre pendant la durée de la réparation de l’équipement soit il en a besoin urgemment. 

• Dans le premier cas, le Reconditionneur procède à une réparation de l’équipement.

1. [Nom de la structure] fournit une étiquette prépayée à la structure distributrice pour le renvoi du matériel.
2. Lorsque le Reconditionneur reçoit l’équipement, il le répare et notifie [Nom de la structure] quand la réparation est terminée. 
3. Une étiquette prépayée est envoyée pour le renvoi de l’équipement réparé vers la structure distributrice correspondante. 

• Dans le deuxième cas, le Reconditionneur procède à un échange-standard grâce au stock de [Nom de la structure] qu’il abrite dans ses locaux. 

1. [Nom de la structure] fournit à la structure distributrice une étiquette Colissimo prépayée pour le renvoi du matériel. 
2. Lorsque le Reconditionneur reçoit l’équipement, il notifie [Nom de la structure] qui lui envoie une étiquette prépayée pour le renvoi d’un nouvel équipement vers la structure distributrice. 

Pour chaque relivraison d’un équipement à une structure distributrice par le Reconditionneur, le Reconditionneur fournira à la structure ainsi qu’à [Nom de la structure] un bon de livraison détaillé. Ce bon comprendra le n° de série, complétée, le cas échéant, du code d’identification ajouté sur le matériel par le Reconditionneur, la date de fourniture à la structure distributrice, le nom de la structure distributrice, la marque, le type et le modèle de l’unité ainsi que ses principales caractéristiques.

Dans le cas où un troisième échange standard consécutif s’avère nécessaire pendant la période de garantie, Le Reconditionneur peut en informer [Nom de la structure] et suspendre, au moins provisoirement, la garantie. [Nom de la structure] doit alors contacter la structure-relai pour lui demander de vérifier auprès de son bénéficiaire la conformité des conditions d’utilisation du matériel puis convenir avec le Reconditionneur de l’acception ou non d’un troisième échange-standard.

2.5.6. Audit des lots reconditionnés

Afin de garantir la viabilité du projet ainsi que la qualité de ses collaborations, [Nom de la structure] auditera certains lots reconditionnés au hasard. Ces lots seront testés de manière à estimer la part de SAV potentielle des équipements.

3. Propriété

Une fois que le don a été accepté et que le matériel a été enlevé dans les locaux du donateur, [Nom de la structure] est propriétaire des matériels conformément à la convention de don signée avec le donateur, le cas échéant.

De la même manière, si [Nom de la structure] et le Reconditionneur ont convenu expressément d’une cession de tout ou partie des matériels au Reconditionneur, un mail devra en faire état.

Ce mail est écrit par [Nom de la structure] sur la base des informations fournies par le Reconditionneur.

4. Rétribution des prestations

4.1 Modalités de rétribution 

4.1.1 Rétribution au forfait

Le Reconditionneur et [Nom de la structure] s’accordent sur un tarif forfaitaire à retrouver en Annexe 3. Le tarif est révisable à la demande de l’une ou l’autre des parties dans la limite d’une révision par an.

4.1.2 Rétribution sur devis

Pour les prestations hors forfait, le Reconditionneur fournira au travers d’un devis ou d’un simple mail, le prix de la prestation (voir 2.3.3.).

Afin d’en faciliter la compréhension et la validation, le devis devra mentionner les identifiants des lots de matériels auxquels il s’applique, et pour chacun de ces lots, le type de service, le prix unitaire et la quantité prévue de matériel à traiter.

[Nom de la structure] fournit un retour au Reconditionneur sur son devis dans les cinq (5) jours ouvrés suivant sa réception, soit en demandant des informations complémentaires sur le contenu du devis, soit en le validant, soit en le refusant. 

4.1.3 Rétribution par cession

Si le Reconditionneur le souhaite, il peut proposer à [Nom de la structure] une rémunération de tout ou partie des services de traitement d’un lot de matériels donnés sous forme de cession au Reconditionneur d’une part des matériels reconditionnés. [Nom de la structure] se réserve la possibilité d’accepter ou de refuser la proposition ou encore de faire une proposition alternative. Les traitements appliqués sur des matériels cédés par [Nom de la structure] au Reconditionneur ne seront pas facturables à [Nom de la structure].

Voir également le paragraphe 2.3.7 Cession de matériel au Reconditionneur.

4.2 Devis et facturation - Conditions de paiement

4.2.1 Acceptation d’un devis par [Nom de la structure]

L’acceptation de l’offre de prix pour toute prestation se fait par l’intermédiaire d’un devis envoyé par le reconditionneur et validé par mail par [Nom de la structure].

4.2.2. Facturation

Les factures du Reconditionneur indiqueront le détail des prestations réalisées, le nombre d’heures passées et le taux horaire pour chaque prestation. 

Selon les cas, tout ou partie des prestations suivantes se retrouveront dans des lignes séparées des factures : 

• Coût logistique de collecte ;
• Transport ;
• Audit des équipements ; 
• Effacement certifié des équipements ; 
• Destruction des supports ineffaçables ; 
• Réparations (avec le détail des prestations réalisées et du prix unitaire et de la quantité des pièces détachées commandées) ; 
• Installation ;
• Préparation à la vente ; 
• Livraison dans les structures distributrices. 

Les factures du Reconditionneur seront adressées au commanditaire de la prestation chez [Nom de la structure] par mail. 

Le délai de paiement d’une facture est de 30 jours fin de mois à compter de la date de réception de la facture par [Nom de la structure].

5. Autres engagements de [Nom de la structure]

[Nom de la structure] s’engage par ailleurs:

• à fournir au reconditionneur un kit d’outils et de modèles de documents afin de l’aider dans le processus proposé par le CTNRS ;
• à déployer auprès des donateurs toute la pédagogie nécessaire pour inciter au réemploi du matériel ;

• à respecter une totale confidentialité des informations concernant l’activité ou l’actualité des reconditionneurs et notamment à ne partager aucun document fourni par un Reconditionneur ;
• à ne pas démarcher des donateurs qui travailleraient déjà en direct avec un des reconditionneurs du collectif. La liste des donateurs à ne pas contacter devra être fournie par le Reconditionneur en amont. Dans le cas contraire, il ne pourra pas en être tenu rigueur à [Nom de la structure] ;
• à animer le collectif dans lequel s’inscrit l’action du Reconditionneur, en organisant des temps d’échange avec les différents partenaires. 

6. Droit d’audit

Le Reconditionneur accepte de mettre tous les documents concernant les prestations objet de la convention à disposition d’un tiers de confiance habilité dans le cadre d’un audit des prestations touchant en particulier le recollement entre les équipements collectés et la destruction des données ou la destruction des matériels. 

7. Assurance

Le Reconditionneur certifie avoir souscrit et s’engage à maintenir en état de validité, à ses frais, pendant toute la durée de la convention auprès d’une compagnie d’assurance notoirement solvable, une police d’assurance couvrant les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile et professionnelle au titre du présent contrat. 

8. Communication sur la collaboration

Les parties s’engagent : 

• Pour [Nom de la structure], à chaque présentation du projet CTNRS dans la région où il opère, à faire apparaître le Reconditionneur ;
• Pour chaque reconditionneur, dès que la thématique touche à la lutte contre la précarité numérique et sociale, à faire apparaître [Nom de la structure] et son dispositif CTNRS comme membre de son collectif.

Par la présente, les parties conviennent que leur collaboration fera l’objet de communications auprès de leurs contacts respectifs, afin de promouvoir le Collectif pour des TNRS et le partenariat qui unit les deux parties.

Les logos ou noms des parties apparaîtront sur l’ensemble des supports de communication physique ou en ligne faisant la promotion du CTNRS dans la région où opère le reconditionneur (site web, affiches, flyers, présentations,...).

9. Durée - Modification - Résiliation

La présente convention est signée pour une durée de 2 (deux) ans par chacune des parties et tacitement reconduite au bout de ces 2 (deux) ans à moins qu’une des parties s’y oppose expressément.

Chacune des parties pourra résilier la présente Convention dans l’un des cas suivants :

• Si l’une des parties ne souhaite pas renouveler la présente convention à l’échéance de son terme, elle devra le notifier à l’autre partie par lettre recommandée avec avis de réception, en respectant un délai de préavis d' un (1) mois.
• En cas de manquement de l’une ou l’autre des parties aux obligations qui lui incombent au titre de la présente Convention, la partie estimée lésée se réserve la possibilité de résilier la présente Convention, après mise en demeure restée sans effet pendant un (1) mois à compter de sa réception par lettre recommandée avec avis de réception.

Toute modification à la Convention fera l’objet d’un avenant écrit et dûment signé entre les parties.

10. Propriété intellectuelle et non concurrence

Dans le cadre de la collaboration autour du projet CTNRS, les membres du collectif ([Nom de la structure] et les reconditionneurs entre autres) sont amenés à partager, sans que cette liste soit limitative, des documents, processus, contacts, études, et informations liés à l'ingénierie du projet CTNRS, à son développement et à son modèle économique. Cela n’engage pas les éléments liés à l’ingénierie propre des Reconditionneurs.

Le Reconditionneur et [Nom de la structure] s’engagent à respecter la confidentialité de ces informations, à ne pas les utiliser pour ses propres projets en cours et futurs et à ne pas les divulguer. 

11. Règlement des litiges 

La convention est régie par le droit français. Tout éventuel litige qui viendrait à paraître, à défaut d’avoir trouvé un accord amiable, sera soumis auprès du Tribunal de Grande Instance de Paris.  

Fait à XXX, le --/--/----

en deux exemplaires

Pour [Nom de la structure] :                                                              

«Cachet et Signature»       

Pour le reconditionneur :

«Cachet et Signature»

Annexe 1 - Process général de reconditionnement

A1.1 Processus global

A1.2 Traitement de la proposition d’un don

A1.3 Reconditionnement

A1.4 Distribution et vente

Annexe 2 - Les bonnes pratiques d’envoi des matériels

LES BONNES PRATIQUES D’ENVOI DE MATÉRIEL

Vous vous apprêtez à faire un don de matériel informatique ou téléphonique à [Nom de la structure], voici quelques bonnes pratiques pour sécuriser votre envoi vers le reconditionneur.

1. Désactivez les comptes - Enlevez les codes

Matériel informatique

Désactivez les éventuels codes d’accès, les codes BIOS, à défaut veuillez nous fournir la liste des codes.

Téléphones portables / tablettes

Désactivez les comptes utilisateur ou entreprise mis en place sur les matériels.

2. Pensez à joindre les accessoires

Matériel informatique

Joignez les accessoires principaux (câbles d’alimentation, chargeur de batterie) et mettez-les dans le même carton / colis ou la même palette que le matériel correspondant.

Téléphones portables / tablettes

Séparez les téléphones des accessoires.

3. Conditionnez les équipements pour éviter les dégradations pendant le transport

Si possible, faites des cartons (ou palettes) par type de matériel (séparer les PC des téléphones portables / tablettes).

PC Portables: Conditionnez-les, si possible, sur la tranche et non à plat.

Téléphones portables / tablettes : Conditionnez-les si possible de manière individuelle : boîte d’origine, plastique à bulles ou autre emballage protecteur.

Veillez à toujours bien fermer et scotcher le colis, et s’il s’agit d’une palette, de bien la filmer en incluant sa base.

4. Transmettez les informations concernant le colis à votre contact [Nom de la structure]

Précisez, sur une fiche dans le carton, le nom de votre entreprise et le listing du matériel.

Notifiez votre interlocuteur [Nom de la structure] à l’envoi du colis et communiquez-lui le numéro de suivi du colis. 

Merci de votre soutien ! Grâce à votre don, vous permettez à des personnes en situation de fragilité numérique d'avoir accès à du matériel informatique.

Annexe 3 - Tarification forfaitaire

Avant d’imprimer la convention, copier ici (sur une seule page)  les conditions tarifaires du reconditionneur auquel l’exemplaire papier à imprimer se réfère.

Exemple de grille tarifaire : 

Audit-effacement-préparation :

Réparations :

Collecte : 

Annexe 4 - Critères d’acceptation des matériels

Idéalement, le matériel collecté répond aux caractéristiques ci-dessous :

Annexe 5 - Configuration des équipements reconditionnés

A5.1 PC portables

Logiciels :

• Système d’exploitation : Windows 11 dans sa dernière version ou Windows 10 si Windows 11 n’est pas installable
• Suite bureautique : Libre Office
• Editeur de pdf : Acrobat Reader / Sumatrapdf
• Navigateur : Firefox + Edge (inclus dans Windows 11)
• Lecteur Audio et Vidéo : VLC
• Compression : 7Zip
• AntiVirus : Windows Defender (inclus dans Windows 11)

Matériels : 

• Fourniture du chargeur.
• Fourniture d’une batterie à au moins 50% de ses capacités et d’une webcam fonctionnelle.
• clavier AZERTY (les claviers QWERTY sont acceptés à la condition qu’il y ait une possibilité de les changer facilement et bon marché).

A5.2 Tablettes

Logiciels :

• Système d’exploitation
• Acrobat Reader
• VLC
• Libre Office 
• Google Chrome

Matériels : 

• Fourniture du chargeur.
• Fourniture d’une batterie à au moins 50% de ses capacités qui doit tenir au moins deux heures de visionnage de vidéos en autonomie et d’une webcam fonctionnelle.

A5.3 Smartphones

Logiciels : 

• Dernière version d’Android prise en charge par le smartphone selon son ancienneté. Minimum Android 6.

Matériels : 

• Fourniture du chargeur.
• Fourniture d’une batterie à au moins 50% de ses capacités et d’une caméra fonctionnelle.

Tout équipement fourni qui ne respecterait pas ces critères (sauf sur demande explicite de [Nom de la structure]) sera renvoyé au Reconditionneur aux frais de ce dernier.

Annexe 6 - Format du fichier d'audit numérique

Pour les PC : 

Pour les smartphones et tablettes : 

Remarques :

1. Le format du fichier doit être respecté, c'est-à-dire que toutes les colonnes doivent être présentes dans le fichier et dans le même ordre. Pour les PC, les informations non obligatoires correspondent aux colonnes ”remarques”, “DVD”, “Ecran”, “Webcam” et “grade esthétique”. Toutes les autres colonnes doivent impérativement être renseignées. Pour les smartphones, toutes les colonnes doivent impérativement être renseignées.
2. Identifiant unique : il s’agit de l’identifiant sous lequel l’équipement est connu du reconditionneur, à défaut, le n° de série peut faire office d’identifiant unique, cette information est obligatoire.
3. La colonne Remarques/Observations doit servir à signaler les défauts détectés lors de l'audit, (exemple : batterie HS, manque chargeur, rayures, impact sur la coque…).
4. Le template au format xlsx est disponible sur demande.
5. Voir définition des grades esthétiques en Annexe 9.

Annexe 7 - Catégorisation pour PC

La détermination de la catégorie d’un PC est basée sur une note globale reprenant l’évaluation de 3 caractéristiques techniques  :

• une note pour la RAM, 
• une pour le processeur, 
• une pour le disque dur (type + taille)

La note globale obtenue (somme des 3 précédentes) peut être pondérée positivement ou négativement :

• en raison d’un aspect esthétique dégradé ou au contraire exceptionnel (-1 , +1 )
• pour raison technique (-2, -1, +1)  

Nouvelle catégorisation (01/09/2023)

(1) Un PC avec un indice inférieur à 2500 et

un disque dur de type HDD est classé au mieux en catégorie C

un disque dur de type SSD ou NVME est classé au mieux en catégorie B

(2) Elle s’obtient par addition, le cas échéant, de la note du disque 1 et du disque 2

La note est plafonnée à 4.

(3)En cas de présence d'un disque de type NVME , la note sera automatiquement augmentée d'1 point

La note finale s'obtient par addition  des notes CPU, SSD, HDD et RAM

La note globale obtenue  peut être pondérée positivement ou négativement :

en raison d’un aspect esthétique dégradé ou au contraire exceptionnel (-1 , +1 )

pour raison technique (-2, -1, +1)   (exemple + 1 pour 1 écran tactile)

Annexe 8 -  Chronogramme global 

Ci-dessous la représentation de ce vers quoi [Nom de la structure] souhaite tendre, soit 6 semaines entre la  “Proposition du don”  jusqu’à l’étape “Envoi vers [Nom de la structure]”, hors réparation :

Annexe 9 - Définition des grades esthétiques

Grade A : Le produit ne présente aucune trace d'utilisation hormis quelques micro-rayures éventuelles sur la face arrière et sur la tranche.

Grade B : Produit réhabilité en très bon état pouvant présenter de légères rayures et marques d’usure.

Grade C : Défauts esthétiques visibles mais produit parfaitement fonctionnel (rayures, impacts sur plasturgie, petite fêlure, tâche écran).

NB : une batterie inférieure à 50% est considérée comme un accessoire non fonctionnel à 100%.